Основні Функції:
- здійснення приймання, попередній розгляд, реєстрація вхідної кореспонденції, яка надійшла на адресу Міндовкілля;
- здійснення приймання, попередній розгляд, реєстрація вихідних документів, підготовлених Міндовкілля, забезпечення відправлення документів поштовим, кур’єрським та фельд’єгерським зв’язком;
- здійснення приймання, попередній розгляд, реєстрація, облік, розмноження, зберігання та контроль за проходженням документів з грифом «Для службового користування»;
- забезпечення роботи кімнати з документами, що містять гриф «Для службового користування»;
- реєстрація наказів Міндовкілля з основної діяльності та адміністративногосподарських питань, протоколів нарад керівного складу;
- прийом та реєстрація документів, які надходять на офіційну електронну пошту Міндовкілля : [email protected] та [email protected]
- здійснення контрольних функцій, аналіз, моніторинг, контроль та підготовка інформаційних матеріалів щодо стану виконання законів України, актів Президента України, ВРУ, актів та протокольних рішень КМУ, депутатських звернень та запитів та інших документів, які надходять на виконання до міністерства;
- розробка номенклатури справ Міндовкілля, погодження в Центральному державному архіві (ЦДАВО);
- організація роботи архіву міністерства;
- засвідчення печаткою копій документів у випадках, передбачених законодавчими, нормативно-правовими актами та відповідними розпорядчими документами;
- реєстрація нормативно-правових актів, які надходять до веб-інтерфейсу Підсистеми погодження НПА Системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;
- щотижневе наповнення комп’ютерної програми «Система електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів «Megapolis.DocNet» новими користувачами СЕВ ОВВ;
- здійснення надання консультацій структурним підрозділам міністерства в частині документального забезпечення;
- комунікація, надання консультацій фізичним та юридичним особам, громадянам які звертаються на «гарячу лінію» «Міндовкілля на зв’язку» та «гарячу лінію» Міндовкілля;
- забезпечення організації роботи щодо доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян (первинний розгляд, реєстрація письмових, усних та електронних звернень громадян, проведення заходів контролю за наданням відповідей);
- організація проведення особистого прийому громадян (фізичних та юридичних осіб) керівниками структурних підрозділів, заступниками міністра, міністром, здійснення супроводу та оформлення результатів проведення;
- підготовка інформаційних матеріалів щодо стану надходжень та розгляду звернень громадян та запитів на публічну інформацію (щомісяця, щоквартально, щорічно), роботи телефонної «гарячої лінії» «Міндовкілля на зв’язку» та «гарячої лінії» Міндовкілля, а також оприлюднення їх на вебсайті міністерства.