Основні Функції:
- діяльність пов’язана з документальним забезпеченням:
– забезпечення приймання, реєстрації, обробку, постановку на автоматизований контроль завдань у системі електронного документообігу кореспонденції, яка надійшла на адресу Міндовкілля;
– здійснення попереднього розгляду, реєстрації вихідних документів, підготовлених Міндовкілля та відправлення документів поштовим простим, кур’єрським та фельд’єгерським зв’язком;
– здійснення реєстрації, обліку, доведення до виконавців, контроль за використанням документів з грифом «Для службового користування», забезпечення формування справ та зберігання документів з грифом «Для службового користування»;
– реєстрація наказів Міндовкілля з основної діяльності (у тому ж числі наказів з грифом «Для службового користування») та з адміністративно-господарських питань, формування справ та їх зберігання;
– реєстрація доручень керівництва Міндовкілля, формування справ та зберігання;
– засвідчення печаткою копій документів у випадках, передбачених законодавчими, нормативно-правовими актами та відповідними розпорядчими документами.
- постановка, зняття з контролю, здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням структурними підрозділами Міндовкілля завдань, визначених актами органів державної влади та дорученнями вищих посадових осіб, наданням відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію вищих органів влади, виконанням управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої вхідної кореспонденції (далі – контрольні завдання).
- підготовка і надання структурним підрозділам Міндовкілля в електронному вигляді випереджувальної інформації про контрольні завдання, терміни виконання яких минають на відповідну дату, та строки виконання та своєчасне інформування керівництва міністерства, у разі неможливості їх виконання з дотриманням строків відповідно до розподілу функціональних повноважень між Міністром, Державним секретарем, першим заступником та заступниками Міністра.
- підготовка інформаційних та довідкових матеріалів про стан виконання завдань, визначених у документах вищих органів державної влади та дотримання встановлених термінів для розгляду стану виконавської дисципліни на апаратних нарадах.
- діяльність пов’язана з розглядом звернень, прийомом громадян та організацією роботи із запитами на інформацію:
– ведення діловодства за зверненнями громадян та запитами на інформацію, що надходять до Міндовкілля, а саме: первинний розгляд, реєстрація письмових, усних та звернень громадян, надісланих з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку, що надходять до Міндовкілля, а також запитів на інформацію від фізичних, юридичних осіб та об’єднань громадян без статусу юридичної особи у письмовій чи іншій формі (телефоном, факсом, електронною поштою, особисто) на виконання законів України «Про доступ до публічної інформації» та «Про звернення громадян»; визначення порушених у зверненнях та запитах питань, що належать до компетенції Міндовкілля;
– організація особистого прийому громадян керівництвом Міндовкілля;
– здійснення прийому громадян, які звернулись до Громадської приймальні Міндовкілля для отримання консультацій або правової допомоги, надання консультацій у межах компетенції Управління та відділу;
– здійснення систематичного аналізу та узагальнення інформації щодо звернень громадян, які надходять до Міндовкілля, оприлюднення на офіційному вебсайті Міндовкілля.
- підготовка проектів нормативних актів та розпорядчих документів за напрямами діяльності Управління. 7. Розробка Інструкції з діловодства в Міндовкілля, проектів розпорядчих документів, методичних рекомендацій з питань документування управлінської інформації та інших питань, що належать до компетенції Управління.